Die Prozessmaschine als Copilot
Lernziele
Nach Abschluss dieses Moduls kannst du:
- die Prozessmaschine starten, einen Vorgang anlegen und das BPMN-2.0-Diagramm im rechten Bereich öffnen.
- die KI-Assistentin durch die fünf Themenfelder führen und das entstehende Modell mitlesen.
- KI-Vorschläge anerkennen, korrigieren oder verwerfen und die Begründung im Vorgang festhalten.
- den Unterschied zwischen Copilot und Autopilot an einem konkreten Beispiel erläutern.
Warum das zählt
Eine Erhebung im Amt erzeugt in einer Stunde Gespräch oft mehrere Seiten Mitschrift. Das Verdichten in ein BPMN-2.0-Modell kostet bisher einen weiteren Arbeitstag. Die Prozessmaschine nimmt dem Erhebenden die Routinearbeit ab, das Schreiben der Kästchen, Pfeile und Gateways. Sie macht aber keine fachlichen Entscheidungen. Wer die Maschine ohne Aufmerksamkeit laufen lässt, bekommt ein formal korrektes, aber sachlich falsches Modell. Dieses Modul zeigt, wie der Mensch die Steuerung behält und die KI sinnvoll einsetzt.
Inhalt
Die Prozessmaschine ist ein dialogisches Werkzeug. Links steht das Gespräch mit der KI-Assistentin, rechts entsteht das BPMN-2.0-Diagramm. Die KI-Assistentin fragt gezielt nach, der Erhebende antwortet in normaler Sprache. Die Maschine übersetzt die Antworten in Modellelemente und schlägt Verbindungen vor. Die fachliche Verantwortung bleibt beim Menschen.
Schritt 1, Anmelden
Die Anmeldung erfolgt mit dem freigegebenen Behördenkonto über die gewohnte SSO-Schnittstelle. Innerhalb der Akademie-Instanz ist die Maschine unter prozessmaschine.civitasai.de erreichbar. Eine separate Registrierung ist nicht nötig, die IT-Stelle hat die Freigabe im Vorfeld erteilt.
Schritt 2, Vorgang wählen
Nach der Anmeldung wählt der Erhebende den konkreten Verwaltungsvorgang aus einer Liste. Die Liste enthält die Trockenvorgänge aus Stufe 2 sowie eigene Vorgänge aus dem eigenen Arbeitsbereich. Für jeden Vorgang zeigt die Maschine eine kurze Beschreibung und die geschätzte Erhebungsdauer. Mit der Auswahl startet ein neuer Erhebungsraum.
Schritt 3, Gespräch mit der KI-Assistentin
Im linken Bereich beginnt das Gespräch. Die KI-Assistentin führt durch die fünf Themenfelder in dieser Reihenfolge: Anlass, Kontext, Ablauf, Beteiligte, Engpässe. Jedes Themenfeld ist als Fortschrittsanzeige sichtbar. Die KI stellt jeweils ein bis zwei offene Fragen, der Erhebende antwortet in ganzen Sätzen. Die Maschine erkennt Vorgangsschritte, Beteiligte, Übergaben und Ausnahmen und schlägt BPMN-2.0-Elemente vor. Der Erhebende kann jederzeit selbst korrigieren, eine Aussage zurücknehmen oder ein Thema überspringen.
Schritt 4, Diagramm prüfen
Im rechten Bereich entsteht das BPMN-2.0-Diagramm mit. Jeder Vorschlag der KI erscheint zunächst als grauer Entwurf. Der Erhebende prüft jeden Vorschlag gegen die Mitschrift und das, was die auskunftgebende Person gesagt hat. Drei Reaktionen sind möglich: annehmen, korrigieren oder verwerfen. Die Begründung wird im Vorgang festgehalten, sie ist die Grundlage für die spätere Übergabe.
Copilot und Autopilot
Die Maschine schlägt vor, der Mensch entscheidet. Sie macht keine Aktenanalyse, sie kennt den konkreten Vorgang nicht, sie kann eine Aussage nicht gegen den Akteninhalt prüfen. Deshalb ist die Validierung jedes Elements Pflicht. Wer die Maschine wie einen Autopiloten nutzt und das Diagramm am Ende ohne Prüfung übernimmt, dokumentiert seine eigene Unterschrift unter einem fremden Modell.
Merksatz
Die Maschine schlägt vor, der Mensch entscheidet. Jeder Vorschlag wird geprüft, jede Korrektur begründet, jede Annahme verifiziert. Copilot, nicht Autopilot.
Verwaltungsbeispiel
Praxisfall: Verlängerung einer Baugenehmigung im Bauordnungsamt
Im Bauordnungsamt soll die Verlängerung einer Baugenehmigung für eine temporäre Bautafel erhoben werden. Der Erhebende meldet sich an, wählt den Vorgang „Baugenehmigung Verlängerung temporäre Bautafel" und startet das Gespräch. Die KI fragt nach dem Anlass: „Warum wird die Verlängerung beantragt?" Der Erhebende antwortet: „Die Bauphase verzögert sich um sechs Monate, Bauherr ist die Stadtwerke GmbH, Antragsteller ist der Bauleiter." Die KI schlägt rechts einen Pool „Bauherr", einen Pool „Antragsteller" und eine Aufgabe „Verlängerungsantrag prüfen" vor. Der Erhebende prüft: der Bauherr gehört zu den Beteiligten, aber nicht in den Vorgangsschritt selbst. Er korrigiert die Verbindung. Die KI schlägt ein paralleles Gateway vor, das im Vorgang nicht existiert. Er verwirft den Vorschlag und begründet: „Keine parallele Bearbeitung im Vorgang, sequenzielle Prüfung." Nach 40 Minuten ist das Diagramm für die fünf Themenfelder vollständig, vier Korrekturen sind dokumentiert. Ohne die Prüfung wäre der Bauherr als Vorgangsschritt im Modell gelandet, eine falsche Voraussetzung für die spätere Soll-Modellierung.
Trockenübung
Du erhältst die folgende Mitschrift aus einem fiktiven Erhebungsgespräch im Ordnungsamt zum Vorgang „Sondernutzungserlaubnis für einen Containerstandort". Bearbeite die Mitschrift mit der Prozessmaschine. Arbeite jedes der fünf Themenfelder durch, bevor du das Diagramm abschließt.
Mitschrift (gekürzt, Klarnamen ersetzt):
„Die Antragstellerin kommt mit einem formlosen Schreiben. Es geht um die Aufstellung eines Wertstoffcontainers auf einem städtischen Parkplatz. Die zuständige Sachbearbeiterin prüft, ob der Standort geeignet ist. Dazu fragt sie das Tiefbauamt und das Gartenbauamt. Beide geben eine Stellungnahme ab, in der Regel binnen zwei Wochen. Liegt keine Ablehnung vor, erteilt das Ordnungsamt die Erlaubnis für maximal zwölf Monate. Die Erlaubnis wird per Post versandt. Eine Verlängerung ist möglich, dazu muss die Antragstellerin vier Wochen vor Ablauf einen neuen Antrag stellen. Engpass: das Gartenbauamt antwortet häufig verspätet, das verzögert die Erlaubnis um mehrere Wochen. Ausnahme: bei Großveranstaltungen gilt eine verkürzte Frist von fünf Arbeitstagen."
Auftrag: Führe die KI-Assistentin durch die fünf Themenfelder. Prüfe nach jedem Feld das Diagramm. Halte alle Korrekturen mit Begründung fest. Übergib am Ende das geprüfte Diagramm als Datei.
Musterlösung anzeigen
Die Musterlösung beschreibt das Vorgehen und das erwartete Ergebnis, nicht den einen korrekten Klickpfad. Die Maschine lässt mehrere sinnvolle Wege zu.
Anlass
Die Antragstellerin stellt einen formlosen Antrag per Brief oder persönlich. Ergebnis im Diagramm: Start-Ereignis „Antrag eingegangen", Aufgabe „Antrag erfassen".
Kontext
Städtischer Parkplatz, Wertstoffcontainer, Erlaubnis für maximal zwölf Monate. Ergebnis: Datenobjekt „Standort" und „Erlaubniszeitraum".
Ablauf
Prüfung durch die Sachbearbeiterin, Beteiligung Tiefbauamt und Gartenbauamt mit Stellungnahme binnen zwei Wochen, Erlaubnisausstellung per Post, Verlängerung auf Antrag vier Wochen vor Ablauf. Ergebnis: Sequenz aus Aufgabe, zwei parallelen Stellungnahmen, exklusivem Gateway „Ablehnung", Aufgabe „Erlaubnis ausstellen", End-Ereignis.
Beteiligte
Antragstellerin, Sachbearbeiterin, Tiefbauamt, Gartenbauamt. Ergebnis: vier Pools, jeder mit den ihm zugeordneten Aufgaben.
Engpässe und Ausnahmen
Verspätete Antwort des Gartenbauamts, verkürzte Frist bei Großveranstaltungen. Ergebnis: Annotation am Engpass, alternativer Pfad „Großveranstaltung" mit verkürzter Frist.
Erwartete Korrekturen, die ein Lernender vornehmen muss. Die KI schlägt häufig eine Reihenfolge „Stellungnahme Tiefbauamt" vor „Stellungnahme Gartenbauamt" vor. Im Vorgang laufen beide parallel, also zurückweisen oder in ein paralleles Gateway überführen. Die KI schlägt vor, die Verlängerung als eigenständigen Prozess anzulegen. Im Vorgang ist sie eine Schleife im selben Prozess, also umbauen. Die KI schlägt die Großveranstaltung als normales Ereignis vor. Es ist ein alternativer Pfad mit eigenem Fristwert, also als Verzweigung mit Annotation führen. Insgesamt drei bis fünf dokumentierte Korrekturen gelten als solide.
Deinen Umgang mit einem KI-Vorschlag prüfen lassen
Beschreibe einen Vorschlag der Prozessmaschine und wie du darauf reagierst, also annehmen, korrigieren oder verwerfen, samt Begründung. Der Mentor spiegelt dir, ob deine Prüfung trägt und ob du als Copilot statt Autopilot arbeitest. Er bewertet nicht.
Bitte keine echten Namen, Adressen oder Aktenzeichen eingeben. Der Check läuft über den civitasAI-Server und ist erst nach dem Deployment auf civitasai.de verfügbar, nicht in der lokalen Vorschau.
Selbstcheck
Drei Fragen zum Mitdenken
- An welcher Stelle im Diagramm würdest du einen KI-Vorschlag eher korrigieren als verwerfen, und woran machst du das fest?
- Welche Information aus der Mitschrift fehlt deinem Modell noch, die du in einem Nachgespräch mit der Sachbearbeiterin klären würdest?
- Wo in deiner Behörde wäre der KI-Vorschlag „Verlängerung als eigener Prozess" eine falsche Vereinfachung, und warum?
Werkzeug
Für diese Aufgabe nutzt du die Prozessmaschine. Melde dich mit deinem Dienstkonto an, wähle den Vorgang und prüfe jeden KI-Vorschlag, bevor du ihn übernimmst.
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