Übungsblock 1: Routinevorgang

Dieser erste Übungsblock auf Stufe 3 führt die Lernenden aus dem Trockenraum der Stufe 2 in die begleitete Praxis im eigenen Amt. Der Vorgang ist bewusst linear gewählt und ohne fachliche Verzweigung. Die Lernenden sollen Erhebung, Notation und Übergabe einmal vollständig durchspielen, bevor in stufe-3-uebungsblock-2-verzweigt Verzweigungen, Ausnahmen und Schnittstellen hinzukommen. Der KI-Mentor trägt in diesem Block einen großen Teil des Gerüsts. Er gibt den Takt vor, erinnert an Schritte und spiegelt jede Etappe an der Bewertungsrubrik aus bewertungsrubrik.

Szenario

Schauplatz ist ein Bürgeramt einer mittelgroßen Stadt. Eine Sachbearbeiterin stellt am Schalter eine einfache Meldebescheinigung aus. Eine antragstellende Person erscheint persönlich, weist sich mit Personalausweis aus und benötigt eine einfache Auskunft aus dem Melderegister über die eigene aktuelle Anschrift. Die Bescheinigung wird sofort am Platz erstellt, eine Gebühr in einheitlicher Höhe wird erhoben, die Übergabe erfolgt am Schalter. Sonderfälle wie Auskunftssperren, Vollmachten oder mehrere antragstellende Personen sind in diesem Block ausgeklammert und bleiben dem zweiten Übungsblock vorbehalten.

Die Sachbearbeiterin steht als auskunftgebende Person für ein Gespräch von etwa zwanzig Minuten in ihren Räumen zur Verfügung. Der Termin ist vorab vereinbart. Der oder die Lernende führt das Gespräch allein und dokumentiert es im Anschluss. Die Übergabe an die Prozessmaschine erfolgt erst nach Abschluss der drei Übungsblöcke, in diesem Block bleibt die Dokumentation in handgeführter Form.

Auftrag

Erhebe den Standardablauf der Ausstellung einer einfachen Meldebescheinigung. Bereite das Gespräch schriftlich vor, führe es nach den Regeln aus stufe-2-modul-2-1-erhebung-als-interview und dokumentiere im Anschluss den Ablauf, die Beteiligten und die Rahmenbedingungen. Halte die fünf Themenfelder Anlass, Kontext, Ablauf, Beteiligte und Engpässe aus stufe-2-modul-2-2-fuenf-themenfelder erkennbar getrennt. Erstelle aus der Erhebung eine BPMN-2.0-Skizze, die den Sequenzfluss vom Start bis zum Ende vollständig abbildet. Reiche am Ende drei Artefakte ein: die Vorbereitungsnotiz, die geordneten Gesprächsnotizen entlang der fünf Themenfelder und die BPMN-2.0-Skizze.

Halte den Umfang knapp. Die Gesamtdokumentation soll vier Seiten nicht überschreiten. Lerne in diesem Block, einen vollständigen Durchlauf in geringer Tiefe sauber abzuschließen.

Mentor-Einsatzpunkte

Der KI-Mentor begleitet diesen Block an fünf festgelegten Stellen. An jeder Stelle prüft er an einer Rubrik-Dimension aus bewertungsrubrik und gibt einen konkreten Hinweis auf die nächstliegende Verbesserung. Der Mentor fragt aktiv nach, wenn ein Artefakt fehlt, und hält das Tempo, bis das jeweilige Etappenziel erreicht ist.

Vor dem Gespräch prüft der Mentor die Vorbereitungsnotiz an Dimension 1 Vorbereitung. Er fragt nach Ziel, Beteiligten, Termin, Raum und einer Eröffnungsfrage. Liegt eines dieser Stücke nicht vor, fordert er es an, bevor das Gespräch geführt wird.

Unmittelbar nach der Eröffnung des Gesprächs spiegelt der Mentor Dimension 2 Gesprächsführung. Der oder die Lernende beschreibt dem Mentor in drei Sätzen, wie die Eröffnung verlaufen ist, welche Frage am Anfang stand und wie die auskunftgebende Person darauf reagiert hat. Der Mentor nennt ein offenes Folgemuster und erinnert an Paraphrase und Pause.

Nach der Hauptphase des Gesprächs prüft der Mentor Dimension 3 Vollständigkeit der fünf Themenfelder. Er fragt die Felder einzeln ab und markiert, welches Feld bislang nur gestreift ist. Lücken werden in einem kurzen Nachfasstermin geschlossen, bevor die Modellierung beginnt.

Bei der ersten BPMN-2.0-Skizze prüft der Mentor Dimension 4 Modellqualität BPMN 2.0. Da der Vorgang ohne Verzweigung modelliert wird, liegt das erreichbare Niveau in diesem Block bei grundlegend. Der Mentor achtet auf vorhandenes Start- und Endereignis, vollständigen Sequenzfluss, korrekt benannte Aktivitäten und einen sichtbaren Pool. Verzweigungen fordert er an dieser Stelle nicht ein.

Vor der Abgabe prüft der Mentor Dimension 9 Datenschutz und Neutralität. Er stellt sicher, dass keine personenbezogenen Daten Dritter in der Dokumentation auftauchen, dass Zweck und Aufbewahrung benannt sind und dass wertende Sprache über die Sachbearbeiterin und über die antragstellende Person vermieden ist.

Die übrigen vier Dimensionen aus bewertungsrubrik werden in diesem Block nicht aktiv gespiegelt. Ausnahmen und Schnittstellen folgen in Übungsblock 2, kritischer KI-Umgang, Ist-Analyse mit KI-Potenzial sowie Dokumentation und Übergabe folgen in Übungsblock 3 und im Capstone.

Erwartungsmodell

Das Erwartungsmodell beschreibt einen linearen Sequenzfluss in einem Pool. Es dient dem Mentor und der oder dem Lernenden als Vergleichsmaßstab, ist aber kein Schablonenmodell. Abweichungen, die aus dem Gespräch begründet sind, sind ausdrücklich zulässig.

Pool: Bürgeramt
Lane: Sachbearbeitung Schalter

(Start: Antragstellende Person erscheint am Schalter)
    -> [Anliegen aufnehmen]
    -> [Identität anhand Personalausweis prüfen]
    -> [Melderegister abfragen]
    -> [Bescheinigung im Fachverfahren erstellen]
    -> [Bescheinigung drucken und siegeln]
    -> [Gebühr kassieren und quittieren]
    -> [Bescheinigung an antragstellende Person übergeben]
(Ende: Vorgang abgeschlossen)

Die Aktivitäten sind als Verb plus Objekt formuliert und folgen der Notationsregel aus stufe-1-modul-1-4-bpmn-lesen. Das Modell enthält keine Gateways, weil der Vorgang in der gewählten Abgrenzung keine Verzweigung kennt. Das genügt für das Etappenziel dieses Blocks und entspricht dem Niveau grundlegend in Dimension 4 der Rubrik. Wer in der eigenen Erhebung auf eine fachliche Verzweigung stößt, etwa weil das Fachverfahren die Bescheinigung nicht sofort ausgeben kann, dokumentiert die Abweichung in den Gesprächsnotizen und nimmt sie als Beobachtung mit in Übungsblock 2.

Reflexion

Nach Abgabe der drei Artefakte beantwortet die oder der Lernende fünf Fragen schriftlich, je drei bis fünf Sätze.

1. An welcher Stelle hat die Vorbereitung das Gespräch erkennbar leichter gemacht, und was würdest du beim nächsten Block früher festlegen.
2. Welche der fünf Themenfelder hat das Gespräch zuerst gefüllt, und welches Feld musstest du am Ende gezielt nachfragen.
3. Welcher Hinweis des Mentors war an welcher Etappe am hilfreichsten, und welcher Hinweis blieb für dich abstrakt.
4. Welche Stelle im Sequenzfluss war am schwersten zu benennen, und woran lag das.
5. Welche Beobachtung aus diesem Routinevorgang nimmst du als Frage mit in stufe-3-uebungsblock-2-verzweigt, wo Verzweigungen und Ausnahmen hinzukommen.