Erste Echterhebung

Die ersten beiden Übungsblöcke auf Stufe 3 haben in einem abgesteckten Rahmen stattgefunden: bekanntes Szenario, klare Aufgabenstellung, dokumentierter Regelfall. Block 3 verlässt diesen Rahmen. Die Lernenden führen eine vollständige Erhebung im eigenen Amt durch, mit einer realen Kollegin oder einem realen Kollegen, an einem Vorgang, der tatsächlich so bearbeitet wird. Damit wechselt die Verantwortung für Auswahl, Vorbereitung, Einwilligung, Gesprächsführung und Nachbereitung vollständig auf die Lernenden. Der KI-Mentor tritt nur noch an wenigen Schlüsselstellen in Erscheinung. Diese Übung ist der Ernstfall der Stufe 3 und der Übergang in die Capstone-Phase. Sie setzt die Bausteine aus den Übungsblöcken 1 und 2 voraus und führt sie zu einem ersten eigenen Stück Praxis zusammen.

Szenario

Wähle einen Vorgang aus deinem eigenen Arbeitsbereich, den du selbst regelhaft bearbeitest, der regelhaft an deiner Stelle bearbeitet wird oder an dem du in den letzten Monaten beteiligt warst. Geeignet ist ein Vorgang mit einem erkennbaren Anfang und Ende, mit drei bis acht Beteiligten aus einer oder zwei Stellen, mit wenigstens einer Übergabe und wenigstens einem dokumentierbaren Engpass. Ungeeignet sind Vorgänge unter Zeitdruck, mit laufenden politischen oder personalrechtlichen Konflikten, mit Bezug zu laufenden Gerichtsverfahren oder mit Verschlusssachen. Kläre vor der Auswahl kurz mit deiner Referatsleitung, ob der Vorgang für eine Übungserhebung freigegeben werden kann.

Wähle eine Auskunftsperson, die den Vorgang regelhaft bearbeitet und die sich die Zeit für ein Gespräch von dreißig bis fünfundvierzig Minuten nehmen kann. Vermeide Vorgesetzte der Auskunftsperson als einzige Quelle, da die Gesprächsdynamik in der Linie die Neutralität der Erhebung belastet. Frage die Person vorab, ob sie grundsätzlich bereit ist, und informiere sie schriftlich über Zweck, Dauer, Umgang mit den Ergebnissen und Aufbewahrung. Hole die mündliche Einwilligung zu Gesprächsbeginn erneut ein und halte sie in den Notizen fest.

Verbinde diese Übung mit den Regeln zu Rollen, Datenschutz und Neutralität aus Modul 1.5. Halte die drei Rollen Erhebende, Auskunftsperson und Referatsleitung getrennt und informiere vor Gesprächsbeginn den Personalrat über das Vorhaben, da eine Erhebung mit Beschäftigtenbezug eine Unterrichtung erforderlich macht. Eine kontrollnahe Erhebung löst zusätzlich Mitbestimmung aus. Kläre beides vor der Terminbestätigung.

Auftrag

Führe die Erhebung in vier Phasen durch und reiche am Ende vier Artefakte ein.

In der Vorbereitungsphase wählst du Vorgang und Auskunftsperson, holst die Freigabe der Referatsleitung ein, informierst den Personalrat schriftlich, formulierst die Zwecknotiz mit Rechtsgrundlage, Dauer und Aufbewahrung, erstellst die Vorinformation an die Auskunftsperson und einen Gesprächsleitfaden mit Eröffnungsfrage und Notizgerüst und vereinbarst einen Termin mit Raum und Zeitfenster. Halte Zweck, Dauer und Umgang mit den Ergebnissen schriftlich fest und lass sie der Auskunftsperson vorab zukommen. Eine kurze Pseudonymisierungsregel für Notizen gehört in diese Phase, nicht erst in die Nachbereitung.

In der Durchführungsphase führst du das Gespräch allein. Eröffne mit Zweck, Dauer, Umgang mit den Ergebnissen, Hinweis auf Nicht-Verwendung für Leistungs- oder Verhaltenskontrolle und Einwilligung. Decke die fünf Themenfelder Anlass, Kontext, Ablauf, Beteiligte und Engpässe ab, frage aktiv nach Ausnahmen, Schattenprozessen und Schnittstellen und schließe mit einer kurzen Zusammenfassung und der Frage, ob die Beschreibung aus Sicht der Auskunftsperson zutrifft. Dokumentiere während des Gesprächs knapp und nachvollziehbar, ohne das Gespräch durch Schreiben zu unterbrechen.

In der Nachbereitungsphase überträgst du die Notizen in eine geordnete Form entlang der fünf Themenfelder, pseudonymisierst oder entfernst personenbezogene Daten Dritter, prüfst die Sprache auf wertende Formulierungen und formulierst eine kurze Ist-Analyse mit Engpässen, Doppelarbeiten und Medienbrüchen. Leite aus der Ist-Analyse mindestens einen konkreten KI-Einsatzpunkt ab, mit Begründung, warum er an dieser Stelle hilft, und benenne ebenso einen Schritt, der sich aus deiner Sicht nicht für KI eignet.

In der Übergabephase reichst du die geordneten Notizen zusammen mit der BPMN-2.0-Skizze, der Zwecknotiz, der Einwilligungsbestätigung und der Reflexion bei deiner Referatsleitung ein und bereitest die Übergabe an die Prozessmaschine in dem Format vor, das im Amt oder im Projekt vereinbart ist. Halte Annahmen, offene Punkte, Quellen und Aufbewahrungsfrist getrennt fest.

Reiche die vier Artefakte ein: die Vorbereitungsnotiz mit Zweck, Einwilligung, Gesprächsleitfaden und Personalratsinformation, die geordneten Gesprächsnotizen entlang der fünf Themenfelder, die BPMN-2.0-Skizze mit Ist-Analyse und KI-Potenzial, und die Reflexion.

Mentor-Einsatzpunkte

Der KI-Mentor greift in dieser Übung an drei Stellen ein. Jede Stelle ist mit einer Rubrik-Dimension verbunden. Du trägst die Auswahl, die Vorbereitung, die Gesprächsführung, die Dokumentation und die Übergabe in eigener Verantwortung. Das Fading ist weit fortgeschritten.

Erster Einsatzpunkt, vor der Terminbestätigung mit der Auskunftsperson. Der Mentor prüft die Vorbereitungsnotiz an Dimension 1 Vorbereitung und an Dimension 9 Datenschutz und Neutralität. Er achtet auf schriftliche Zweckdefinition mit Rechtsgrundlage, Dauer und Aufbewahrung, auf die schriftliche Vorinformation der Auskunftsperson, auf den Personalratshinweis und auf den Gesprächsleitfaden mit Eröffnungsfrage. Eine Hebelstelle ist die Frage, ob die Auskunftsperson weiß, was mit den Notizen nach Abschluss der Übung geschieht. Liegt eines dieser Stücke nicht vor, hält der Mentor die Terminbestätigung zurück, bis die Vorbereitung vollständig ist.

Zweiter Einsatzpunkt, nach der ersten Hälfte der Nachbereitung. Der Mentor liest die geordneten Notizen und die vorläufige BPMN-2.0-Skizze und prüft an Dimension 3 Vollständigkeit der fünf Themenfelder und an Dimension 5 Ausnahmen und Schnittstellen. Eine Hebelstelle ist die Frage, ob die im Gespräch erwähnten Ausnahmen als alternative Pfade im Modell sichtbar werden und ob Schnittstellen als Nachrichtenflüsse oder eigene Pools erkennbar sind. Fehlt ein Feld, nennt der Mentor das Feld und überlässt die Schließung der Lücke dir.

Dritter Einsatzpunkt, vor der Übergabe an die Referatsleitung. Der Mentor prüft an Dimension 8 Dokumentation und Übergabe und an Dimension 9 Datenschutz und Neutralität. Er achtet auf Pseudonymisierung, Vermeidung wertender Sprache, benannten Verwendungszweck, benannte Aufbewahrungsfrist und auf die Übergabefähigkeit an die Prozessmaschine. Eine Hebelstelle ist die Frage, ob eine dritte Person die Dokumentation in sechs Monaten ohne Rückfragen lesen kann.

Liegen die drei Einsatzpunkte im soliden Niveau sichtbar vor, gibt der Mentor den Block frei. Andernfalls nennt er die nächstliegende Hebelstelle an der betroffenen Dimension, ohne weitere Hinweise. Eine zweite Rückmeldung zur selben Stelle erfolgt nur, wenn du sie einforderst.

Erwartungsmodell

Das Erwartungsmodell in diesem Block ist bewusst keine Schablone. Welche Pools, Gateways, Ausnahmen und Schnittstellen im Modell auftauchen, hängt vom gewählten Vorgang ab und kann nicht im Voraus festgelegt werden. Die folgenden Bausteine sind in den meisten realen Vorgängen dieser Komplexität zu erwarten und dienen als Prüfraster, nicht als Vorlage.

Bausteine, die im Modell auftauchen können:

- Ein bis zwei Pools, je nach Beteiligten
- Mindestens eine Übergabe als Nachrichtenfluss
- Mindestens ein exklusives Gateway für eine Fallentscheidung
- Mindestens ein alternativer Pfad für eine benannte Ausnahme
- Mindestens eine Schnittstelle zu einer weiteren Stelle
  oder zu einem Fachverfahren
- Eine kurze Ist-Passage mit Engpass, Doppelarbeit oder Medienbruch
- Eine kurze Soll-Passage mit einem konkreten KI-Einsatzpunkt
  und einer Stelle, die sich nicht für KI eignet

Achte darauf, dass die BPMN-2.0-Skizze regelkonform bleibt: Start und Ende als Ereignis, Aktivitäten als Verb und Objekt, Gateways mit lesbarer Bedingung, Pools mit benannter Verantwortung. Die Notation folgt Modul 1.4.

Wenn dein gewählter Vorgang in der Realität keine passende Verzweigung, Ausnahme oder Schnittstelle hergibt, dokumentiere das transparent als Beobachtung im Reflexionsteil. Eine ehrliche Lücke ist wertvoller als ein eingebauter Sonderfall. Ebenso gilt: wenn die Ist-Analyse keinen sinnvollen KI-Einsatzpunkt hergibt, ist auch das eine zulässige Beobachtung. Die Fähigkeit, Nein zu sagen, gehört zum kritischen KI-Umgang.

Reflexion

Beantworte die folgenden sechs Fragen schriftlich, je drei bis fünf Sätze.

1. Warum hast du diesen Vorgang und diese Person gewählt, und welche Alternative hast du verworfen? Begründe die Auswahl an einem konkreten Eignungskriterium aus dem Szenario.
2. Welche Stelle in der Vorbereitung hat das Gespräch spürbar erleichtert, und welche Stelle hättest du im Nachhinein früher festgelegt.
3. Wie hat die Auskunftsperson auf die schriftliche Vorinformation und die mündliche Einwilligung reagiert, und was hat die Reaktion über die Erwartungen in deinem Amt offenbart.
4. Welches der fünf Themenfelder hast du im Gespräch am schwächsten abgedeckt, und welche Frage hat die Lücke sichtbar gemacht. Wie hast du die Lücke geschlossen.
5. Welche Beobachtung aus der Ist-Analyse hat dich am meisten überrascht, und welcher KI-Einsatzpunkt ist daraus entstanden. Welcher Schritt eignet sich aus deiner Sicht nicht für KI, und woran machst du das fest.
6. Was nimmst du aus dieser ersten Echterhebung in die weitere Praxis mit, und was möchtest du beim nächsten Mal anders vorbereiten.